Loonbedrijf Kuunders uit Deurne was al jaren op zoek naar een goedwerkend praktisch systeem als alternatief voor de handgeschreven werkbonnen. Inmiddels werken ze een jaar met TimeKing, waarbij de planning en urenregistratie volledig is geautomatiseerd. De werknemers vullen alle informatie over een opdracht in op een speciale app, die samen met het loonbedrijf continu wordt doorontwikkeld. “We hebben nu meteen alle informatie beschikbaar, waar de medewerker vroeger hier nog lang na werktijd alles op papier zat uit te schrijven.”
“Op een digitaal planbord maken wij een werkbon aan, met de details van de klant. Wij hangen daar de locatie, de percelen, het type bewerking en de medewerker aan. Die krijgt vervolgens de opdracht in zijn app. Hij registreert na uitvoering zijn uren en voegt andere dingen toe, die belangrijk zijn voor de facturatie. Denk bijvoorbeeld aan zaaizaad. Hij maakt een foto van het label zodat dit meteen ook voor certificering afgedekt is. Onze medewerker maakt de bon compleet en zet het naar ons door”, legt Ricus Kuunders in grote halen de werking van het systeem van TimeKing uit.
“Handgeschreven bonnen vinden we niet meer passend”
Loonbedrijf Kuunders is een modern familiebedrijf met agrarisch loonwerk, akkerbouw, transport en mestverwerking. Ricus Kuunders heeft de basis veertig jaar geleden samen met zijn broer gelegd. Inmiddels is het personeelsbestand naar 35 mensen gegroeid, die hoofdzakelijk in vaste dienst zijn. De werkzaamheden van het loonbedrijf zijn voornamelijk agrarisch gerelateerd: Aardappelen, cichorei, wortelen en mest. Een behoorlijk vooruitstrevend onderneming, met moderne machines. “Handgeschreven bonnen vinden we daar niet meer bij passen”, vertelt Gertie Kuunders.
Het loonbedrijf heeft in de zoektocht naar een goedwerkend systeem verschillende dingen geprobeerd. “Of het was prijstechnisch niet goed, of het systeem was niet flexibel, of er kon er niet met én Apple én Android worden gewerkt. We liepen tegen allerlei praktische bezwaren aan.” Een digitale nieuwsbrief van TimeKing veranderde de zaak. “We hebben meteen gebeld en aangegeven dat het systeem ons aanspreekt. Er is een demo gedraaid en die overtuigde ons. We hebben goede afspraken gemaakt over de implementatie en zijn vervolgens aan de slag gegaan.”
Maatwerksoftware
TimeKing is een bedrijf ontstaan in 2018, dat zich focust op maatwerksoftware voor planning urenregistratie voor ondernemingen in de groen-, grond- en infrasector. “Eigenlijk ontstaan vanuit de loonwerksector om een oplossing te bedenken voor simpele urenregistratie, namelijk bij Loonwerk & Transport Postel BV ”, vertelt Max Ritzen. Hij is samen met Robin Bonnes eigenaar van TimeKing.
Bonnes: “Eenmaal actief op de markt kwamen ze er al gauw achter dat ieder bedrijf zijn eigen wensen in de app wil hebben, alles moet zo dicht mogelijk bij de huidige werkwijze liggen. Wij zijn een jonge partij, die makkelijk kan schakelen en weet dat ieder loonbedrijf anders is. Voor de urenregistratie hebben wij een app ontwikkeld, dus het enige vereiste is, dat de gebruiker een app op de smartphone kan installeren. Voor de medewerkers is er een app en voor de administratie en planners is er een online omgeving. Daar kunnen de bonnen aangemaakt worden, gecontroleerd en verder verwerkt worden richting facturatie.”
Geen genoegen hoeven nemen met standaard software
De mogelijkheden zijn steeds verder uitgebreid. Vooral in samenwerking en samenspraak met de gebruikers. “Het stukje maatwerk kunnen we vaak ook weer uitrollen richting de andere gebruikers.” De kracht van de werkwijze van TimeKing is klanten verder digitaliseren en niet genoegen hoeven te nemen met standaard software. “In principe kan alles softwarematig, als het maar simpel blijft. De gebruiker moet er ook mee om kunnen gaan. Voor nu en in de toekomst.”
Tijdwinst
Loonbedrijf Kuunders ervaart meteen een stuk tijdwinst, door het snelle schakelen. “We kijken iedere ochtend de bonnen na. Ontbreekt er iets, dan nemen we direct contact op met de desbetreffende medewerker”, vertelt Gertie Kuunders, “We hebben meteen alle informatie beschikbaar. Voorheen hadden we stapels met papier. Ook laat de schrijfkunst nogal eens te wensen over. Met het digitaal invullen van de werkbonnen kunnen we ook iets meer sturen. Je ziet toch wel vaak dat de één dit op de registratie opschrijft en de ander dat.”
Aan de werkbon kan een aantal verplichte vragen worden gekoppeld, dat de werknemer moet invullen. “Anders kan de werkbon niet worden afgewerkt.” Er zijn verschillende bonsoorten, afhankelijk van de machine en de bewerking. Gaat het invullen van de bon niet helemaal goed, dan is het volgens Gertie Kuunders een kwestie van signaleren en ‘coachen’ om tot het gewenste resultaat te komen. “De medewerkers zijn enorm gemotiveerd, omdat ze zelf ook ideeën kunnen aandragen voor verbeteringen in de app. Bovendien kunnen we ook regelmatig de foto’s aanpassen als achtergrond voor de app. Dat is ook een leuke manier van werken.”
Gezamenlijk product
Om tot de ideale invulling van de app te komen, zijn er op het loonbedrijf in Deurne sessies geweest, waar TimeKing tekst en uitleg geeft, maar ook vooral naar het praktische gebruik heeft geluisterd. “De app is zo een gezamenlijk product geworden. Dat werkt goed. Het koppelen van locaties en percelen aan de klant en het sneller registreren van meerdere locaties, zie ik als een groot voordeel”, vertelt Ricus Kuunders. Zijn dochter en beoogt opvolger Moniek knikt instemmend. “Het is een soort teeltregistratie. We krijgen goed inzicht op wat er gebeurt. Dit is vanuit ons echt een uitbreiding van de basismodule geweest. Door deze toepassing is meteen zichtbaar wat voor bewerkingen op welk perceel gebeurt. Wij kunnen per uur calculeren en het tarief vervolgens op een goede manier naar de klant verantwoorden.”
Digitale bonnetjescontrole: kleinere kans op fouten
De kans op fouten is ook een stuk kleiner ten opzichte van een hele stapel met werkbonnen, die met een calculator moet worden nagerekend. Het digitaliseren van het proces zorgt ook voor overzicht. Voor loonwerkers belangrijk, omdat er veel werk voor verschillende klanten wordt gedaan. Alle werknemers onder de loonwerktak van Kuunders werken inmiddels met de TimeKing-app. “Met als resultaat dat we nagenoeg geen handgeschreven bonnen hebben. De bonnetjescontrole doen we digitaal.” Alles staat eenvoudig gearchiveerd in een online ‘kaartenbak’.
Voor de medewerker is het een stuk duidelijker en de controle levert een enorme tijdsbesparing op. “Waar de werkbonnen en dergelijke eerst allemaal op zolder in ons archief kwamen, zweeft nu alles bij wijze van spreken in de lucht”, zegt Ricus Kuunders. “Ook zoiets als de reistijden hadden we nog niet goed in beeld. Nu wel en kunnen we dat met de calculatie meenemen. Ook is het wel prettig dat door het toevoegen van de locatie aan de bon, de werknemer naar de plek van de werkzaamheden kan worden genavigeerd.”
Software blijft zich ontwikkelen
“Momenteel zijn we in samenwerking met TimeKing het transportgedeelte van Kuunders aan het installeren voor zowel de medewerkers buiten en op kantoor. Een enkeling heeft nog wat moeite, maar 95 procent van onze mensen is enthousiast over het werk”, stelt Moniek Kuunders, “Het proces en de software ontwikkelt zich nog steeds door. Er zijn altijd dingen om te finetunen, maar wij zijn erg tevreden over dit systeem.”
“De wisselwerking met een vooruitstrevend bedrijf als Loonbedrijf Kuunders is voor ons erg waardevol”, vertelt Robin Bonnes. TimeKing heeft nu zo’n vijftig klanten, die allemaal een maatwerkpakket krijgen. “Wij willen ook in de toekomst maatwerk aan onze klanten leveren. Geen loonbedrijf is immers gelijk. De software is in onze ogen daarom nooit af.”
Digitaal werkbonnensysteem in een dag
“Niet te lang aanmodderen met twee systemen en processen versnellen”, was de nadrukkelijke wens van Robin Timmer van Pleizier en Timmer BV en Timmer GWW BV uit Nijkerk bij de implementatie van TimeKing. Dat het systeem voor het maken van werkbonnen, in combinatie met een app voor de werknemers, er binnen een dag stond, was voor hem een grote verrassing. “Het is bizar snel gegaan. Binnen twee uurtjes was de software gereed. Dezelfde dag hadden we vijf man er mee werken, waarna we per week hebben opgeschaald.”
Pleizier en Timmer had al eens software voor het systeem met werkbonnen geïnstalleerd, maar dat mislukte. “Door collega Loonbedrijf M. Verhoef werden we op het spoor van TimeKing gezet. Het voelde meteen goed. We hebben hier zestig eigen mensen in dienst, als de maïsoogst niet om de hoek kwam kijken, had iedereen er al mee gewerkt.” Volgens Timmer is de snelheid enorm goed, maar zit het succes met name in het feit dat het personeel vanaf het begin positief is. “Zij bepalen uiteindelijk de snelheid. Als ze binnen een minuut na installatie zonder problemen een werkbon invullen, dan weet je dat het systeem goed is.”
Het agrarisch en infrabedrijf wilde graag een digitaal systeem om de foutmarges te verkleinen. “Met geschreven werkbonnen worden dingen niet opgeschreven of vergeten. Zo verdient het TimeKing-systeem zich wel terug. De controle is van acht stappen teruggegaan naar drie en gaat in de toekomst naar één.. Het bewijs dat het werkt. Daarbij geldt ook dat het personeel uiteindelijk het succes bepaalt. Mijn overtuiging is dat als dit voor 5 man werkt, dat dan ook voor 35 en uiteindelijk 60 zo is. Het zit ‘m vooral in de eenvoud van het systeem. De werkwijze wordt wel anders, daar moet je wel voor openstaan. Wij zien dat iedereen er mee kan werken, zelfs de mensen die een telefoon tot voor kort alleen gebruikten om mee te bellen.”
TimeKing levert voor iedere bedrijf een stuk maatwerk, zo ook voor de onderneming uit Nijkerk. Timmer: “Max Ritzen en Robin Bonnes staan er voor driehonderd procent achter, kunnen snel schakelen en leveren een stuk maatwerk. Overigens wel met de kennis dat wat handig is voor de één, dat waarschijnlijk ook voor andere bedrijven geldt.”
Meer weten over de mogelijkheden van TimeKing?
Meer weten over TimeKing? Bezoek de website!
Tekst en beeld: Martin de Vries
