Door de integratie van TimeKing-software in de bedrijfsvoering heeft het veelzijdige Loonbedrijf Lucas Stuut uit het Groningse Jonkersvaart een duidelijk planbord waar de werkzaamheden per werknemers worden ingepland. De werkbonnen komen op de telefoon van de medewerker beschikbaar. Een enorme stap vooruit ten opzichte van het werken met papier. “We werken overzichtelijker en efficiënter”, concludeert planner Berny Barteling.
De onderneming heeft 35 werknemers in dienst en verricht werkzaamheden in agrarisch loonwerk, grondverzet, infra en transport. In drukke tijd wordt het team aangevuld met een aantal oproepkrachten en zzp’ers. “Over twee jaren hebben we het over achttienduizend werkbonnen. Dan ben je het overzicht zomaar kwijt. Als iemand iets vergeet op te schrijven, dan loop je gewoon geld mis. Daar wilden we een ander systeem voor hebben. Eén waarbij je werkbonnen meteen op je telefoon ontvangt, met een directe koppeling naar de administratie en waarbij de medewerker een melding krijgt als iets niet is ingevuld,” aldus Berny Barteling.
Pakket op maat
Voor alle werkzaamheden van Loonbedrijf Stuut wordt sinds twee jaar de software van TimeKing ingezet. “We hebben verschillende systemen bekeken. Maar die waren te ingewikkeld of we konden het niet naar onze eigen hand zetten. Dan heb je wel een planbord, maar dan kon je sommige dingen weer niet goed zien”, motiveert Barteling. De ontwikkelaars van TimeKing zijn verschillende keren bij het loonbedrijf in Jonkersvaart geweest en hebben gesprekken gevoerd over de wensen en ideeën. Zo is een pakket op maat gemaakt. De betrokken medewerkers van Loonbedrijf Stuut hebben bij andere loonwerkbedrijven gekeken, die al met het pakket van TimeKing werken. “Dan staat de basis, werk je naar elkaar toe en begin je een specifiek totaalpakket voor ons bedrijf op te bouwen, waarmee we uiteindelijk gaan werken.”
“Als we de software van tien verschillende klanten naast elkaar houden, zie je tien verschillende mogelijkheden. Dat kenmerkt ons, want wij willen maatwerk bieden in een standaard jasje”
Max Ritzen, oprichter TimeKing
TimeKing is in 2018 begonnen bij Loonwerk en Transport Postel B.V. in Tilligte. Inmiddels hebben ze klanten door heel Nederland. De inrichting bij een nieuwe klant is vaak snel te implementeren. Afhankelijk van de wensen van de klant wordt het systeem ingericht en wordt er aan de hand van de dagelijkse praktijk uitleg gegeven aan het systeem. “Dit proces begeleiden we volledig. Als we de software van tien verschillende klanten naast elkaar houden, zie je tien verschillende mogelijkheden. Dat kenmerkt ons, want wij willen maatwerk bieden in een standaard jasje”, legt eigenaar en oprichter Max Ritzen van TimeKing uit. “We bieden moderne, schaalbare software aan waarmee we op toekomstige groei zijn voorbereid en eenvoudig uitbreidingen kunnen realiseren”, vult mede-eigenaar Robin Bonnes aan.
Beschikbaarheid medewerker gelijk inzichtelijk
Door de snelle implementatie, vaak binnen een dag, en de eenvoud van de app konden de medewerkers van Loonbedrijf Stuut snel aan de slag. Gedurende de tijd is het systeem verder uitgebreid en geperfectioneerd. Een organische en dynamische doorontwikkeling van het systeem. Grote voordeel in het werken met een planbord is het langere tijd vooruit kunnen werken. Berny Barteling legt aan de hand van een voorbeeld uit hoe het systeem werkt. “Als een klant belt voor bijvoorbeeld het uitrijden van mest, dan open ik het planbord en kijk naar de gewenste week of de dag. Voor mij is meteen de beschikbaarheid van de medewerker te zien. Ik voer vervolgens de klant en het aantal kuub in. Onze medewerkers zien dat nog niet. In loonwerk kan dat immers nog tweehonderd keer veranderen.”
Voordelen van TimeKing
De medewerkers loven volgens Barteling de duidelijkheid, die de TimeKing-app schept. “Een dag van te voren gaat de planning naar de medewerker toe. Om zes uur ’s avonds komt er standaard een bliepje, dat er een nieuwe planning beschikbaar is. Dan staat er duidelijk wie de klant is, wat er moet gebeuren, welk materieel ze moeten meenemen, wie er meegaat, wat het adres en de eventuele locatie is. Zo komt ook in beeld dat het bijvoorbeeld om de Hydro Trike en de zodenbemester gaat en ook het aantal kuubs komt in beeld. Heeft de medewerker zijn taak volbracht, dan voert hij de begintijd, de pauze, de eindtijd en het aantal kuub in. De bon wordt zo afgetikt en komt weer bij ons op kantoor binnen. Zolang de medewerker zijn werkbon niet heeft bevestigd kan hij het nog aanpassen. Als de bon helemaal niet wordt bevestigd dan krijgt de medewerker een melding.”
Voordeel zit volgens Barteling ook in het feit dat de basis van TimeKing in een online omgeving staat. “Mocht de klant of de medewerker bijvoorbeeld ziek zijn of om wat voor reden dan ook later willen beginnen, dan kan ik dat thuis bekijken en aanpassen.” Eventueel kan een uitvoerder in overleg met de klant vanaf locatie in de planning kijken of er de volgende dag bijvoorbeeld een extra grondwerker beschikbaar is, mocht dat nodig zijn.
Boekhoudpakket koppelen aan TimeKing
Barteling geeft aan dat het loonbedrijf op dit moment bezig is met de overstap naar een ander boekhoudpakket. “Zodra dat intern soepel loopt, gaan we dit koppelen aan de werkbonnen van TimeKing, zodat we nog meer efficiëntie behalen.” De planner van Loonbedrijf Stuut is zeer tevreden over de stap die de onderneming twee jaren geleden heeft gemaakt. “Dit is gewoon een ontzettend eenvoudig systeem, dat heel mooi werkt. Loonwerk blijft gewoon hectisch. De integratie van TimeKing heeft enorm veel rust op kantoor gegeven. Eerlijk is eerlijk als het spannend wordt, dan is de telefoon gewillig, maar in principe staan alle bevestigde bonnen in één overzicht. Voor ons is het overzicht ontzettend belangrijk. Daarom werken wij met veel plezier met de TimeKing-software.”
Tekst: Martin de Vries
Beeld: TimeKing
Fries loonbedrijf: “Tijdwinst met TimeKing-facturatiemodule”
Loonbedrijf Wassenaar uit het Friese Deinum maakt sinds twee jaren gebruik van de software en sinds kort ook van de nieuwe facturatiemodule van TimeKing. De onderneming, gespecialiseerd in agrarisch loonwerk en kraanverhuur, heeft een conceptversie draaien waarmee op korte termijn ook een koppeling wordt gemaakt met het boekhoudsysteem SnelStart. Administrateur Renate Wassenaar zit met smart te wachten op het live gaan van deze koppeling, vooral omdat de facturatiemodule haar nu al behoorlijk tijdwinst oplevert.
“Onze jongens voeren de uren in met de app. Een aantal doe ik handmatig aan de hand van de agenda’s. Ik krijg zo de uren overzichtelijk in beeld. Normaal gesproken stuurde ik een Excelsheet naar de uitvoerders, die dan een controle uitvoeren en een urentotaal retourneren aan de hand waarvan ik dan tot facturering overga. Nu verzamel ik de werkbonnen en maak ik in de module een conceptfactuur aan, die ik vaak op maandagochtend naar de uitvoerders kan sturen. Het werkt enorm duidelijk en overzichtelijk.”
Alle werkzaamheden van het loonbedrijf worden in het TimeKing-systeem verwerkt. “Het mooie is dat je in de app met het intypen van twee letters vaak de klant al in beeld hebt. Je vinkt de machine aan en je kunt vervolgens van alles toevoegen. Bijvoorbeeld extra gasolie of een tril- of sorteerblok die op een klus extra wordt ingezet. Voorheen ging veel via de mail of op briefjes.” Net als haar collega’s is Renate Wassenaar enorm blij met de facturatiesoftware van TimeKing. “Dit werkt duidelijk en je hebt alles compleet.”
