Wat kost machineonderhoud nu daadwerkelijk? Een vraag die lastig te beantwoorden is, omdat lang niet alles inzichtelijk is. Hoelang is een monteur eigenlijk bezig geweest? Was een onderdeel daadwerkelijk aan vervanging toe of is het natte vingerwerk? WerkTrekker is bedrijfssoftware speciaal ontwikkeld om loonwerkbedrijven dagelijks te ondersteunen met dergelijke vraagstukken. Planning, uitvoering, volgen, factureren en beheren gaat via een app voor de medewerkers, die volledig geïntegreerd in en gekoppeld is met de boekhouding. “Van een minimale variant met digitale werkbonnen tot een compleet onderhoudsadministratie per machine, met alle reparaties, reinigingen en certificaten.”
Bedrijfssoftware van WerkTrekker
Tijd is de duurste factor van een machine. Voor onderhoud is dat niet anders. De bedrijfssoftware van WerkTrekker maakt het mogelijk om machinebeheer nauwkeurig bij te houden, één van de onderdelen en mogelijkheden van de uitgebreide bedrijfssoftware. Via de speciaal ontwikkelde app wordt per machine inzichtelijk wanneer er voor het laatst onderhoud is gepleegd, welke onderdelen er eventueel vervangen zijn of periodiek vervangen moet worden, wie keuringen heeft uitgevoerd en wanneer er bijvoorbeeld een tankreiniging heeft plaatsgevonden.
Meteen in de administratie
“Alles wordt meteen geregistreerd in de administratie. De planning kan bovendien voor de monteur werkbonnen inschieten, die vervolgens per klus de tijd registreert door middel van de app”, legt Marcel van Schriek uit. Hij is eigenaar van softwarebedrijf QuadroVision uit Hoofddorp dat WerkTrekker heeft ontwikkeld. Inmiddels loopt de software bij verschillende loonwerkers, die hierdoor een administratief platform hebben dat verder gaat dan welke bedrijfssoftware dan ook.
QuadroVision
QuadroVision is een onderneming met een rijke historie in het ontwikkelen van complexe software. In de E-commerce heeft het bedrijf haar sporen verdiend. “Software voor de muziek uit”, zo omschrijft Van Schriek de toepassingen, die vanuit Hoofddorp worden ontwikkeld. De maatwerkoplossingen voor administratieve vraagstukken kent z’n oorsprong in de duw- en sleepbotensector. “Vaarlijsten, offertes, orders verwerken, facturen maken. Wij ontwikkelden daar specifieke software voor.”
Pionieren in loonwerk
Loonbedrijf Van Eijck Agro, Grond & Groen uit het Brabantse Alphen is de eerste gebruiker van WerkTrekker. QuadroVision ontwikkelde in 2019 een app en administratief platform om de bestaande bedrijfssoftware te vervangen en een systeem op poten te zetten als alternatief voor de handgeschreven werkbonnen. Van Schriek heeft agrarisch bloed door de aderen stromen en is het avontuur aangegaan.
“De wens van Van Eijck was automatisering voor administratieve ondersteuning over de volle breedte. Van planning tot facturering en onderhoud, percelenbeheer, complexe orderverwerking. We hebben veel tijd besteed aan het opbouwen van de eerste versie, mede omdat Van Eijck een hoog ambitieniveau had. Insteek van de loonwerker was om met één integraal pakket aan de slag te gaan, vooral ook omdat het bedrijf een breed werkpakket heeft. Naast agrarisch werk zit het ook in het grondverzet, aannemerij en mestdistributie. WerkTrekker kan met meerdere administraties omgaan, maar plant wel op het niveau van werk, medewerker of machine. Dat maakt ons uniek.”
Koppeling met de telefooncentrale
Het begint met het maken van een planning. Er is een redelijk eenvoudig grafisch planbord waar tijd, medewerkers en machines aan een werkorder worden gekoppeld. “Meteen is er een koppeling gemaakt met de telefooncentrale. Als een bestaande klant telefonisch contact opneemt, dan verschijnen in het scherm van de medewerker meteen de gegevens van de klant. Vervolgens kan die eenvoudig zien welke collega met welke machine op welk moment beschikbaar is. Met drie klikken is een order ingepland.”
Alle gegevens in één app
Medewerkers krijgen in de speciale app te zien wanneer, waar en waarmee werkzaamheden moeten worden uitgevoerd. Aan de werkbon kan de route naar de locatie van de klant of een specifiek perceel worden gekoppeld. Vervolgens wordt in de app een stopwatch ingeschakeld, zodat exact bijgehouden wordt wat de werktijd is. Ook de reis- en wachttijd kunnen eenvoudig bijgehouden worden. Machines, containers en materialen zijn eventueel aan te passen. Gegevens over de uitvoering, denk aan het aantal hectares en extra werk, worden geregistreerd. Voor het afsluiten van de werkorder kunnen er nog foto’s of opmerkingen worden toegevoegd. Bij het sluiten wordt de order meteen in de administratie verwerkt.
Gegevens per perceel
“Het uitgevoerde werk wordt per perceel bijgehouden. Daarnaast kunnen ook bespuitingen worden gepland. Dit wordt ook meteen getoetst aan de nationaal toegelaten kaders. Als een bespuiting wordt gepland, waarschuwt de app als bijvoorbeeld het toegelaten maximum van een bepaald middel wordt bereikt. Ook reinigingen van oogstmachines worden bijgehouden. Dit kan van belang zijn voor certificeringen. Door WerkTrekker kunnen de rapporten eenvoudig uit het systeem worden getrokken en uitgeprint als dat nodig is.”
WerkTrekker beheert de bedrijfsgegevens zodat alle informatie snel en volledig beschikbaar is. Dat geldt dus ook voor het machinebeheer en het bijbehorende onderhoud. “Of het nu incidenteel of periodiek onderhoud is, de onderhoudsbon kan eenvoudig worden ingevuld. Bovendien is er een checklist aanwezig, die eenvoudig in de app kan worden afgevinkt. Per machine zijn de mogelijkheden te configureren. Hierdoor heb je een compleet onderhoudsboek per machine met alle gegevens inclusief schoonmaken, tanken, groene kaart, noem maar op.”
Bruggen slaan tussen eilandautomatisering
Door het complete pakket zorgt WerkTrekker voor inzicht in bedrijfsprocessen. Van Schriek vertelt dat hij ook in gesprek is met verschillende partijen, zodat nog meer gegevens uitgewisseld kunnen worden via het administratieve platform. “De landbouw is gigantisch ver als het gaat om het werken op de vierkante centimeter. Data van de trekker, zaaidieptes, taakkaarten, noem maar op. Probleem is echter dat het allemaal eilandautomatisering is. De koppelingen van John Deere bijvoorbeeld zijn fantastisch, maar een loonwerker heeft vaak niet alleen John Deere in zijn machinepark staan. Er is zoveel beschikbaar en mogelijk in de agrarische sector, maar dit is niet verankerd in het operationele proces. Wij ontwikkelen de administratieve software, die al die eilandjes verbindt. Zonder op de stoel van de machinebouwer te gaan zitten.”
Perceelslocaties nauwkeuriger
Van Schriek voorspelt dat er volgend jaar al vanuit WerkTrekker ook nauwkeuriger perceelslocaties op basis van taakkaarten beschikbaar zijn. “Want bepaal met het oog in het holst van de nacht maar eens welk van de vijf vrij identieke percelen in Zeeland er erwten gezaaid worden. Daar gaat het nogal eens mis. Of laat de perceelsgeschiedenis maar vertellen hoeveel kalk er op een bepaald perceel gestrooid moet worden. Met WerkTrekker zijn die gegevens beschikbaar.”
Aanvraag via de app
Naast een integratie van gegevens van machinefabrikanten wordt er ook gewerkt aan een koppeling voor de klant. “Waar die nu via de telefoon contact zoekt met de loonwerker, kan die straks in de app aangegeven dat hij volgende week zoveel hectare mais wil laten hakselen, door die ene werknemer op dat perceel. De aanvraag komt meteen bij de administratie van het loonbedrijf terecht, met alle bijbehorende gegevens.”
WerkTrekker maakt het verschil
Van Schriek stelt dat WerkTrekker het verschil kan maken voor loonwerkbedrijven met meer dan tien werknemers. “Niet alleen op het gebied van tijdsbesparing, maar ook op het gebied van machinebeheer, het verkleinen van de foutmarge, de correctheid van de facturen, de tijdsbesparing bij certificering, klantenbinding en machineonderhoud. Wat zijn nu de daadwerkelijke kosten? Dat maken wij inzichtelijk.”
Wilt u meer informatie over WerkTrekker? Bel met +31 (0)235572251 of stuur een mail naar info@WerkTrekker.nl
Tekst: Martin de Vries
Foto’s: Martin de Vries en WerkTrekker
